Wenn der Beleg fehlt oder verblasst ist

Betriebsprüfung

Betriebsprüfer fordern oftmals Belege für Geschäftsvorgänge, die weit zurück liegen. Was ist, wenn diese verloren gegangen oder der Kassenbon zwischenzeitlich verblasst ist?

Rechnungsduplikate anfordern

Zuallererst sollte der Gastronom versuchen, bei seinem Lieferanten ein Rechnungsduplikat anzufordern. Ein solches rettet in Kombination mit der Vorlage des Kontoauszugs, aus dem die tatsächliche Zahlung hervorgeht, im Regelfall den Betriebsausgaben- und Vorsteuerabzug.

Eigenbeleg

Führt obiger Schritt nicht zum Erfolg, kann der Gastronom auch einen Eigenbeleg ausstellen. Auf diesem Eigenbeleg müssen folgende Angaben enthalten sein: Versicherung, dass die Rechnung verloren gegangen ist, welche Waren/Dienstleistungen er für den Betrieb wann und zu welchem Preis bezogen hat (z.B. Bezug von 100 kg Fleisch am … Kosten netto, gezahlte Umsatzsteuer) sowie Angaben, warum ein Duplikatbeleg nicht mehr beschafft werden kann. Liefert der Gastwirt dazu noch den Bankauszug über die Zahlung, dürfte der Betriebsausgabenabzug gesichert sein.

Vorsteuerabzug

Kann eine Rechnung mit Umsatzsteuerausweis nicht mehr vorgelegt werden, wird der Betriebsprüfer den Vorsteuerabzug ganz versagen oder zumindest kürzen. Letzteres ist durch die Finanzgericht-Rechtsprechung auch abgesegnet (FG Sachsen-Anhalt, v. 20.02.2013, 2 K 1037/10). Will der Gastwirt das nicht hinnehmen, kann er Zeugen benennen, die sich wahrheitsgemäß erinnern können, die Rechnung schon einmal in der Hand gehabt zu haben (z.B. der/die Buchhaltungsangestellte des Gastwirts). Ob dies allein genügt, darüber wird der Bundesfinanzhof entscheiden (anhängiges Verfahren Az. V R 23/13).

Stand: 27. März 2014